Este documento contiene toda la información necesaria para poder administrar un equipo remoto.
Antes de que se implemente el trabajo remoto el líder del equipo debe asegurarse que todos los miembros del equipo estén preparados para poder
| Junta previa para comunicar al equipo | |
| Crear documento central de información | |
| Establecer canales de comunicación | |
| Responsivas firmadas seguridad de la información | |
| Asegurarse que todos tengan equipo de cómputo para trabajar en casa | |
| Responsivas firmadas de equipo de cómputo | |
| Crear documento de resolución de problemas |
Reúne a todo tu equipo para que informarles sobre la forma de trabajar remotamente, definir las reglas y las maneras en que van repartirse el trabajo. Aclara dudas y documenta cualquier riesgo que el equipo detecte. En esta junta debes preguntar si todos tienen equipo de cómputo en casa, en caso de que no hay que ver si se pueden llevar el equipo de la oficina firmando una carta responsiva.
Es recomendable tener un documento central donde cualquier miembro del equipo pueda entrar a saber a quién hace qué cosas dentro del equipo. Esto va a servir para dos cosas: que los miembros sepan a quién buscar cuando necesitan algo en especial y que cada quien tenga claras sus responsabilidades.
Durante el trabajo remoto mantener una comunicación efectiva es lo más importante para que las actividades diarias puedan seguir funcionando. Organízate con tu equipo para establecer un canal para hacer video llamadas, un canal para tener comunicaciones de chat entre todos los miembros del equipo y un canal para tener comunicación de chat uno a uno.
La seguridad de la información de la empresa y de nuestros clientes es responsabilidad de todos, asegúrate que todo tu equipo haya leído y vaya a seguir las políticas de seguridad de la información
Asegúrate que todos tienen manera de realizar sus actividades desde casa, esto es cosas como que tengan un equipo de cómputo, conexión a internet, manera de conectarse (cumpliendo las políticas de seguridad) a los sistemas necesarios.
Para las personas que no tengan equipo de cómputo y sea necesaria para realizar sus actividades hay que firmar una carta responsiva para que puedan llevarse la computadora de la oficina a su casa durante la contingencia.
Desde el día 1 es importante tener un lugar donde poder ir documentando todos lo problemas que surgieron al trabajar remotamente, esto nos va a ayudar a saber cuales son los retos que no previmos y en caso de que otro equipo tenga un problema similar poder compartir las soluciones.
Por cada incidente se debe responder al menos las siguientes preguntas
- ¿Qué pasó?
- ¿Cuándo ocurrió?
- ¿Cómo nos afectó?
- ¿Cómo lo solucionamos o lo vamos a solucionar?
- ¿Quién es el responsable de solucionarlo?
Durante el trabajo remoto, sobretodo para personas que nunca han trabajado remotamente, es importante que el líder proyecte seguridad y una actitud de aprendizaje junto con el equipo para que podamos mantener el ánimo y la productividad del equipo sin afectación
| Videollamada diaria | |
| Asegurarse que todos tengan objetivos definidos | |
| Resolución de problemas | |
| Asegurarse que existe comunicación efectiva |
Todos los días por la mañana (a más tardar a las 10:30) organiza una video llamada con todos los miembros de tu equipo. Es importante que tu equipo sepa que esta junta es obligatoria.
Esta llamada no debe durar más de 15 minutos y en ella cada miembro debe responder las preguntas:
- En qué estuve trabajando el día de ayer
- En qué voy a trabajar el día de hoy
- Qué impedimentos tengo para poder hacer mi trabajo
Es tu responsabilidad ayudar a resolver los impedimentos del equipo y documentar las soluciones en el documento de problemas.
Si durante la junta la gente empieza a discutir o se desvían del objetivo de la junta pídeles que le den seguimiento al finalizar la junta para no tener a todos esperando.
Si notas que alguien dice una frase como esta “Ayer estuve trabajando en la licitación de X y hoy voy a seguir trabajando en eso”. Pídele que sea más específico, ¿En qué avanzó ayer sobre la licitación y hasta donde va a terminar el día de hoy?
Esta junta va a ayudar a que los miembros desde el principio tengan claro su objetivo del día y que comuniquen eficientemente los posibles problemas.
Si notas que alguien no tiene claros sus objetivos inmediatos es probable que no sepa cuales son los objetivos a mediano y largo plazo, acércate con él individualmente y asegúrense de definir objetivos claros.
Toma nota de todas los impedimentos que el equipo externe durante la junta diaria, muchas veces ni siquiera ellos son conscientes. Una buena forma de percatarse de un impedimento oculto es cuando alguien dice que va a acabar algo un día y en la siguiente junta dice que no pudo. Ahí es un buen momento para ver qué cosas aún no se han adaptado a la rutina remota y ayudar a buscar soluciones. No olvides documentar todo en el documento de resolución de problemas.
El más común de los errores será enseñar al equipo a comunicarse efectivamente, asegúrate de que la gente esté utilizando los canales correctos dependiendo del tipo de información que quieren compartir. no permitas que se usen canales públicos para discusiones entre dos personas y asegúrate que cualquier acuerdo quede por escrito para que todo el equipo esté en el mismo canal.