Usamos Slack como nuestro canal oficial de comunicación. Es importante que durante tu jornada laboral estés conectado para que el equipo te pueda contactar.
Para mantener Slack organizado y fácil de digerir, cada proyecto debe tener su propio canal. Esto nos asegura que solo las miembros relevantes del equipo estén enterados y reciban las notificaciones. También se recomienda tener canales separados para temas en específico.
La mayoría de los canales son públicos, esto quiere decir que lo que cualquier miembro puede entrar a ver lo que se platicó, se consciente de esto y evita poner cosas que no dirías en persona o que alguien podría considerar ofensivo.
- #general Para discusiones que son relacionadas con toda la empresa y no específico de un proyecto o equipo. Sirve para dar anuncios generales, recordatorios etcétera.
- #random Aquí va todas las cosas divertidas o interesantes.
Cada canal debe tener un propósito configurado. Esto es lo que lo define el tipo de información que debe compartirse en ese canal. Se vale desviarse del tema algunas veces, pero si la conversación se desvía mucho del objetivo es momento de irse a #random u otro canal mas apropiado.
El objetivo de mantener canales específicos es para hacer la información fácil de encontrar y para facilitar darle seguimiento a las conversaciones. Si una conversación se está alargando es mejor seguirla dentro de un hilo para evitar saturar a los demás miembros si después de un hilo muy largo se toman decisiones que son importante que todos se enteren entonces esos se ponen de nuevo en el canal.
Otro ejemplo es no responder solo con "gracias", en esos casos se prefiere usar las reacciones 👍 para que la conversación se mantenga limpia.
Slack es una herramienta de comunicación, no de colaboración. Como lo sugerimos antes, no queremos saturar de información el canal. Pero incluso en canales bien mantenidos puede ser fácil perder documentos o bajar versiones desactualizadas. Si algo que se habló por Slack es importante de preservar guárdalo en otro medio que tenga más sentido.
A nadie le gusta recibir muchos mensajes cortos seguidos que no aportan nada a la conversación.
Por ejemplo, mandar mensajes a un compañero ausente se puede convertir en bombardeo:
Hey (1 sec ago)
Estás? (1 sec ago)
Ocupado? (1 sec ago)Lo más probable es que la persona esté ocupada o en alguna reunión y recibió tus mensajes pero no ha podido leerlos. En su lugar es preferible mandar un mensaje donde quede muy claro lo que necesitas de los demás.
Ejemplo:
Hola, estoy intentando correr las pruebas pero me salé este error: XXXXX, cuando estés libre me puedes ayudar a revisarlo?Es importante asegurarnos de responderle a todas las personas que nos buscaron durante el día. Si lo que necesitan te va tomar mucho tiempo apuntalo en tus pendientes (puedes usar los recordatorios de Slack) y contéstale cuando esperas responderle. Recuerda que alguien puede estar bloqueado hasta que le contestes y no debes de hacerlo sentir ignorado, se recomienda responder que ya leíste el mensaje y decirles cuando piensas atenderlo, incluso si no sabes cuanto tiempo te va a tomar una simple "no estoy seguro, pero lo reviso después de mi junta" es suficiente para que ellos puedan ajustar sus actividades.
Si eres una persona de pocas palabra o muy ocupada puedes simplemente usar la reacción ✅.
Slack manda notificaciones cada que los @mencionas. Antes de hacerlo asegúrate de que quieres esa persona haga algo y déjale muy claro qué es lo que esperas.
Por ejemplo, cuando alguien pregunta si ya se está trabajando en una tarea, podrías responder con:
No te preocupes, @pacha ya está trabajando en eso. Nos pusimos de acuerdo por la mañana.Al hacer la mención @pacha recibirá una notificación que podría distraerlo de la tarea, cuando en realidad lo único importante era informar que ya lo estabamos revisando.
También es importante no usar @channel solo si todos necesitan saber. En su lugar se recomienda usar @here para que solo le llegue a las personas que están conectadas.
Cuando necesites mantenerte concentrado puedes usar la función de no molestar, esto pospone todas las notificaciones por un periodo de tiempo. (pro tip: puedes configurar el horario laboral para que no te lleguen notificaciones en la noche)
Cuando estés en este modo se recomienda poner un estatus para que las personas sepan que estás "en la zona y no quieres distracciones"
La crítica constructiva y la retroalimentación en la ofician es importante. Ayuda al crecimiento del equipo y mejora los productos. Pero es importante manejarlo delicadamente. Un foro publico no es el lugar apropiado.
Nunca critiques a alguien en un canal de Slack o en persona frente a mas personas. Para estos casos es mejor un mensaje privado, una llamada o una reunión privada como los 1:1.
Por otro lado siempre es mejor dar reconocimientos públicamente. Sirve para informar al resto del equipo de los logros alcanzados y para asegurarnos que todos sepan la valiosa aportación de los miembros.
Slack no es ideal para todo tipo de conversaciones, Una regla simple es:
Si la respuesta requiere una 1 sentencia => Slack. Si la respuesta es más larga o requiere participantes externos => Mail
Mientras más complicado sea el tema es mejor comunicarlo verbalmente, ya sea en persona o por llamada. Si después de esto quedaron algunos acuerdos, estos se pueden dar por escrito.
Finalmente lo más importante que debes recordar:
**Sin importar como te comuniques con tu equipo, asegúrate de comunicarte con respeto y empatía.